Stabilisierung und Weiterentwicklung der Salesforce-Landschaft der 1WorldSync nach der Unternehmensübernahme

Projektziel:

Ziel des Projekts war es, den stabilen Betrieb der bestehenden Salesforce-Umgebung der 1WorldSync auch ohne internen Administrator sicherzustellen und die historisch gewachsene Systemlandschaft nach der Unternehmensübernahme schrittweise zu harmonisieren. Gleichzeitig sollten neue Anforderungen aus Vertrieb, Marketing und Customer Service umgesetzt, manuelle Aufwände reduziert, Integrationen stabilisiert und wichtiges Prozesswissen dokumentiert und gesichert werden.

Was wurde umgesetzt?

Zentrale Umsetzungsschritte im Projekt:

• Die operative Übernahme des Salesforce-Betriebs in einer rund 20 Jahre gewachsenen Umgebung mit etwa 60 Nutzer:innen.

• Die Weiterentwicklung und Dokumentation bestehender Salesforce Flows zur Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse.

• Die Optimierung des Angebotsmanagements durch neue und angepasste PDF-Butler- und Sign-Butler-Templates.

• Die Stabilisierung und das Monitoring zentraler Integrationen, unter anderem zu Pardot, OTRS, Task Center bzw. MS Dynamics sowie weiteren Datenquellen.

• Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität, darunter Dublettenmanagement, strukturierte Datenpflege und Massenupdates über Workbench und Data Loader.

• Das User- und Berechtigungsmanagement mit Rollen, Profilen, Permission Sets und Zugangsverwaltung.

Wie sind wir vorgegangen:

Das Projekt wurde eng mit dem Product Owner der 1WorldSync gesteuert. Zunächst wurde die bestehende Salesforce-Landschaft übernommen, analysiert und im laufenden Betrieb abgesichert. Darauf aufbauend wurden Anforderungen priorisiert, bestehende Flows und Prozesse überarbeitet sowie neue Automatisierungen umgesetzt. Parallel dazu wurden Integrationen stabilisiert, Angebotsvorlagen modernisiert und fehlendes Wissen durch strukturierte Dokumentation und Übergaben gesichert.

Herausforderungen & Lösungen

• Fehlende interne Salesforce-Ressourcen: Der operative Betrieb wurde extern übernommen und der Product Owner gezielt entlastet.

• Historisch gewachsene Systemlandschaft: Bestehende Flows, Workflows und technische Altlasten wurden schrittweise analysiert und neu strukturiert.

• Schwierige Systemübergabe nach der Übernahme: Fehlendes Wissen zum Setup wurde durch enge Analyse, Dokumentation und Übergaben aufgearbeitet.

• Hoher manueller Aufwand in vielen Prozessen: Wiederkehrende Abläufe wurden durch neue Flows und optimierte Prozesse automatisiert.

• Komplexes Schnittstellen-Umfeld: Integrationen wurden gezielt überwacht, stabilisiert und bei Fehlern systematisch analysiert.

• Risiko von Wissensverlust: Prozess- und Systemwissen wurde dokumentiert, damit es langfristig verfügbar bleibt.

Ergebnisse & Mehrwerte

• Ein stabiler Salesforce-Betrieb trotz fehlendem internen Administrator.

• Deutlich reduzierte manuelle Aufwände durch neue Automatisierungen und optimierte Prozesse.

• Eine verbesserte Datenqualität durch strukturierte Datenpflege, Dublettenbereinigung und sauberere Schnittstellen.

• Schnellere und zuverlässigere Angebotsprozesse durch optimierte Vorlagen, E-Sign-Prozesse und PDF-Butler-Automationen.

• Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch überarbeitete und klarer strukturierte Workflows.

• Eine höhere Akzeptanz im Team durch stabilere Systemfunktionalität und besser nutzbare Prozesse.

Insgesamt konnte die 1WorldSync ihre bestehende Salesforce-Umgebung trotz komplexer Ausgangslage stabil betreiben und gezielt weiterentwickeln. Das Projekt schuf mehr Verlässlichkeit im Tagesgeschäft, reduzierte manuelle Aufwände und vermittelte wichtiges Wissen für die weitere Nutzung der Plattform.