ELEVATE Change: Change Management für die S/4HANA-Pre-Design-Phase bei der Fresenius SE & Co. KGaA

Projektziel:

Ziel des Projekts war es, die internationale S/4HANA-Transformation der Fresenius durch ein früh verankertes Change Management abzusichern. NEOMATIC sollte bereits in der Pre-Design-Phase Transparenz über die Auswirkungen auf Prozesse und Rollen schaffen, ein skalierbares Change-Netzwerk etablieren und die Akzeptanz der zukünftigen Lösung bei Endanwendern frühzeitig aufbauen. Gleichzeitig sollte ein konsistentes Narrativ für den Wandel sowie ein integriertes Kommunikations- und Feedbackkonzept entwickelt werden.

Was wurde umgesetzt?

Zentrale Umsetzungsschritte im Projekt:

• Entwicklung eines übergreifenden Change-Konzepts für die S/4HANA-Pre-Design-Phase inklusive Change Impact Assessment und Change KPIs

• Aufbau eines internationalen Change-Agent-Netzwerks mit klaren Rollen, Aufgaben und einem strukturierten Engagement-Plan

• Konzeption eines integrierten Kommunikationsplans mit zentralem Change-Narrativ und zielgruppenspezifischen Botschaften

• Design eines Feedback- und Trainingskonzepts, um Rückmeldungen der Nutzer früh aufzunehmen und Qualifizierungsbedarfe zu adressieren

Wie sind wir vorgegangen:

Ausgehend von einer Discovery-Phase wurden relevante Stakeholder und betroffene Bereiche identifiziert und priorisiert. Darauf aufbauend entwickelte NEOMATIC ein verständliches Change-Narrativ, das die Ziele der S/4HANA-Transformation und die Vorteile für die Nutzer greifbar macht. Parallel erfolgten eine systematische Stakeholder-Analyse und die Ausarbeitung von Engagement- und Kommunikationsplänen, die zentral gesteuert und lokal adaptiert werden können. Ergänzend wurde ein Community- und Change-Agent-Konzept entworfen, die notwendigen Konzepte und Vorlagen aufgebaut und im Rahmen eines strukturierten Handovers an die Organisation übergeben.

Herausforderungen & Lösungen

Zentrale Herausforderungen in dem Projekt waren:

• Hoher Change-Bedarf: Frühe, strukturierte Einbindung der Stakeholder durch ein dediziertes Change-Framework und klare Verantwortlichkeiten.

• Geringe Transparenz der Auswirkungen: Durchführung eines Change Impact Assessments, um Prozess- und Rollenveränderungen sichtbar und steuerbar zu machen.

• Fehlendes Kommunikations- und Feedbackkonzept: Entwicklung eines integrierten Kommunikationsplans inklusive Rückmeldekanälen und regelmäßiger Feedback-Schleifen.

• Steuerung der Nutzerakzeptanz: Aufbau eines Change-Netzwerks und gezielter Engagement-Maßnahmen, um Endanwender frühzeitig einzubinden.

Ergebnisse & Mehrwerte

• Klare Sicht auf die wesentlichen Change-Impacts und priorisierte Handlungsfelder für die weitere Projektplanung

• Gestärktes Commitment von Führungskräften und Schlüssel-Stakeholdern durch ein konsistentes Narrativ und strukturierte Einbindung

• Etabliertes Change- und Feedbacknetzwerk, das die Transformation in die weiteren Projektphasen hinein unterstützt

• Basis für messbares Change Management durch definierte KPIs, standardisierte Vorlagen und wiederverwendbare Konzepte

Mit ELEVATE Change hat die Fresenius die Grundlage für eine gesteuerte und nachvollziehbare S/4HANA-Transformation geschaffen. Das Zusammenspiel aus klar beschriebenen Change-Impacts, einem strukturierten Change-Netzwerk und einem einheitlichen Narrativ ermöglicht es, Betroffene frühzeitig mitzunehmen und Risiken in späteren Phasen zu reduzieren. So wird aus einem vor allem technisch geprägten Transformationsvorhaben ein ganzheitlicher Veränderungsprozess, der von der Organisation verstanden, mitgestaltet und langfristig getragen werden kann.