Einführung eines Employee Experience Programms mit Qualtrics bei einem IT-Dienstleister in Deutschland

Projektziel:

Ziel des Projekts war der Aufbau eines durchgängigen Employee-Experience-Programms bei einem IT-Dienstleister in Deutschland. Entlang des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – vom Einstieg über Projekteinsätze bis hin zur langfristigen Bindung – sollte die Zufriedenheit strukturiert und anonym gemessen werden. Auf dieser Basis sollten kritische Situationen früh erkennbar, Maßnahmen transparent nachverfolgt und Entscheidungen rund um Personal- und Benefit-Themen datenbasiert getroffen werden.

Was wurde umgesetzt?

Zentrale Umsetzungsschritte im Projekt:

• Konzeption eines Employee-Experience-Programms inklusive KPI-Framework und klarer Governance-Strukturen
• Design und Einrichtung von Lifecycle-Befragungen (Onboarding, Projektende, jährliches Engagement) in Qualtrics
• Anbindung relevanter Systeme wie PreScreen (ATS) und Personio zur Verknüpfung von Feedback- und Personaldaten
• Aufbau von Reporting-Dashboards sowie Moderation von Maßnahmen-Workshops und begleitendem Change-Management

Wie sind wir vorgegangen:

Zu Beginn wurden in einer Discovery-Phase die wichtigsten Stakeholder eingebunden und Ziele, Erwartungen sowie Datenschutz- und Anonymisierungsanforderungen geklärt. Anschließend wurde der Mitarbeiterlebenszyklus detailliert gemappt und passende Kennzahlen definiert. Darauf aufbauend entwickelten wir gemeinsam mit den Projektverantwortlichen die Fragebögen, setzten das technische Setup in Qualtrics auf und integrierte die relevanten Schnittstellen. Nach Tests und einem Pilotlauf folgte der gestaffelte Rollout inklusive Enablement der Führungskräfte und Einführung eines regelmäßigen Reporting- und Action-Planning-Prozesses.

Herausforderungen & Lösungen

Zentrale Herausforderungen in dem Projekt waren:

• Keine durchgängige Zufriedenheitsmessung: Einführung standardisierter Lifecycle-Surveys mit klarem KPI-Set
• „Brandherde“ ohne Transparenz: Aufbau von Dashboards und Alerts zur frühzeitigen Identifikation kritischer Bereiche
• Datensilos in getrennten Systemen: Integration von Bewerber- und Personaldaten zur ganzheitlichen Sicht auf Mitarbeitergruppen
• Fehlender Maßnahmenprozess: Etablierung strukturierter Maßnahmen-Workshops mit klarer Verantwortlichkeit und Nachverfolgung

Ergebnisse & Mehrwerte

• Bessere Sicht auf die tatsächliche Stimmung der Mitarbeitenden durch anonymisierte, kontinuierliche Befragungen
• Früheres Erkennen kritischer Themen und gezieltes Gegensteuern, bevor Probleme eskalieren
• Datengestützte Anpassung von Benefits und Personalmaßnahmen zur Stärkung von Bindung und Reduktion von Fluktuation
• Klarer, wiederkehrender Action-Planning-Prozess, der Verantwortlichkeiten und Fortschritte transparent macht

Durch das neue Employee-Experience-Programm verfügt der IT-Dienstleister in Deutschland nun über einen durchgängigen, datenbasierten Blick auf die Mitarbeiterzufriedenheit entlang des gesamten Lifecycles. Kritische Themen werden früher sichtbar, Maßnahmen lassen sich strukturiert planen und nachverfolgen, und Entscheidungen rund um Benefits, Führung und Organisation können nun fundierter getroffen werden.