Einführung eines Employee Experience Programms mit Qualtrics bei einem Beratungsunternehmen in Deutschland

Projektziel:

Ziel des Projekts war es, die Mitarbeiterzufriedenheit bei einem deutschen Beratungsunternehmen entlang des gesamten Employee Lifecycles systematisch zu messen, frühzeitig Transparenz über mögliche „Brandherde“ zu schaffen und Entscheidungen stärker datenbasiert zu treffen. Gleichzeitig sollten bislang getrennte Systeme und Datensilos verbunden und ein strukturierter Prozess zur Ableitung und Nachverfolgung von Maßnahmen etabliert werden, um Mitarbeiterbindung und Fluktuation aktiv steuern zu können.

Was wurde umgesetzt?

Zentrale Umsetzungsschritte im Projekt:

• Konzeption eines unternehmensweiten Employee-Experience-Programms inkl. KPI-Framework und Governance-Strukturen.
• Design und technische Umsetzung lifecycle-basierter Surveys (Onboarding, Projektende, jährliches Engagement) in Qualtrics.
• Integration relevanter Personaldaten inkl. PreScreen (ATS) und Personio sowie Aufbau von Dashboards und Reports zur kontinuierlichen Auswertung.
• Moderation von Maßnahmen-Workshops sowie Begleitung von Implementierung, Change und Enablement im Unternehmen.

Wie sind wir vorgegangen:

Zu Beginn wurden im Rahmen von Discovery-Workshops und Stakeholder-Alignment die Ziele des Employee-Experience-Programms geschärft und die wichtigsten Kontaktpunkte im Employee Lifecycle gemeinsam identifiziert. Darauf aufbauend erfolgten ein detailliertes Lifecycle-Mapping, die Definition relevanter KPIs sowie die Ausarbeitung eines Datenschutz- und Anonymisierungskonzepts. Anschließend wurden Surveys und Instrumente konzipiert und in Qualtrics technisch umgesetzt. Nach Integration der benötigten Datenquellen (u. a. Personio und PreScreen), Tests und einem Pilot erfolgte der Rollout mit begleitendem Enablement der Fachbereiche. Regelmäßige Reviews, Reporting-Formate und strukturierte Action-Planning-Runden sichern die fortlaufende Optimierung des Programms.

Herausforderungen & Lösungen

Zentrale Herausforderungen in dem Projekt waren:

• Fehlende durchgängige Messung: Aufbau eines lifecycle-basierten Survey-Designs mit klar definiertem KPI-Framework.
• Brandherde ohne Transparenz: Einführung regelmäßiger Lifecycle-Surveys und Dashboards zur frühzeitigen Identifikation kritischer Themen.
• Getrennte Systeme und Datensilos: Zusammenführung relevanter HR- und Bewerberdaten in einer integrierten Qualtrics-Reportinglandschaft.
• Kein strukturierter Maßnahmenprozess: Etablierung eines Governance- und Action-Planning-Prozesses mit klarer Verantwortlichkeit und Nachverfolgung.

Ergebnisse & Mehrwerte

• Tiefere Einsichten in die tatsächliche Mitarbeiterstimmung durch anonymisierte, datenbasierte Auswertungen entlang des Employee Lifecycles.
• Früheres Erkennen und Bearbeiten kritischer Themen, bevor sie zu größeren Problemen eskalieren.
• Bessere Steuerung von Employer-Branding- und HR-Maßnahmen auf Grundlage valider Kennzahlen und klarer Dashboards.
• Stärkere Mitarbeiterbindung und aktiv gesteuerte Fluktuation durch kontinuierliche Maßnahmenableitung und -nachverfolgung.

Mit dem Employee Experience Programm verfügt das Beratungsunternehmen in Deutschland nun über einen durchgängigen, datenbasierten Blick auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden entlang des gesamten Lifecycles. Kritische Themen werden frühzeitig sichtbar, Maßnahmen können gezielt geplant und nachverfolgt werden und Entscheidungen im HR- und Employer-Branding-Kontext basieren auf belastbaren Insights. Damit legt das Programm die Grundlage für ein nachhaltiges, strategisches Employee-Experience-Management bei dem deutschen Beratungsunternehmen.