Voruntersuchung zur Ablösung einer Reportingplattform bei der DEVK

Projektziel:

Durchführung einer vollumfänglichen Voruntersuchung zur Ablösung einer bestehenden Reportingplattform. Ziel war die strukturierte Erhebung und Priorisierung von Anforderungen aus unterschiedlichen Stakeholdergruppen, die Bewertung potenzieller Lösungen sowie die Auswahl von zwei Kandidaten für einen Proof of Concept.

Was wurde umgesetzt?

Gemeinsam mit der DEVK wurde ein methodisch fundierter Auswahlprozess für die künftige Reportingplattform etabliert – von der initialen Bestandsaufnahme bis zur finalen Kandidatenauswahl.

Zentrale Bestandteile des Projekts waren:

• Erhebung eines detaillierten Ist-Bildes der bestehenden Reportinglandschaft
• Vorbereitung und Durchführung strukturierter Workshops mit allen relevanten Stakeholdergruppen
• Koordination von Abstimmungsrunden zwischen Fachbereich, IT und Management zur ganzheitlichen Anforderungsbetrachtung
• Erstellung und Bewertung einer Long-List potenzieller Plattformlösungen
• Auswahl von zwei finalen Kandidaten für die PoC-Phase

Wie sind wir vorgegangen:

Zu Beginn erfolgte eine umfassende Ist-Analyse der bestehenden Systemlandschaft in enger Abstimmung mit allen Fachbereichen. Parallel wurden in Workshops systemische und funktionale Anforderungen erhoben und in einem strukturierten Kriterienkatalog dokumentiert. Die Anforderungen wurden gemeinsam gewichtet, um eine faire Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Darauf aufbauend identifizierten wir potenzielle Kandidaten und bildeten eine Long-List. Diese wurde systematisch bewertet – unter Berücksichtigung von Governance, Compliance und Integrationsfähigkeit in die bestehende Infrastruktur. Aus den Ergebnissen kristallisierten sich zwei Lösungen heraus, die für einen Proof of Concept empfohlen wurden.

Herausforderungen & Lösungen

Zu den zentralen Herausforderungen zählten:

• Unterschiedliche Anforderungen aus diversen Stakeholdergruppen: Strukturierte Workshops und Interviews zur systematischen Erhebung sowie Gewichtung der Anforderungen für eine klare Priorisierung.
• Komplexität in der Abbildung systemischer und funktionaler Anforderungen: Aufbau eines detaillierten Kriterienkatalogs mit technischen und fachlichen Dimensionen.
• Hoher Abstimmungsbedarf zwischen Fachbereich, IT und Management: Koordinierte Abstimmungsrunden und transparente Kommunikation zur Auflösung von Kopfmonopolen.
• Objektive und transparente Auswahlmethodik: Methodisches Scoring-Verfahren mit gewichteten Kriterien und nachvollziehbarer Bewertungslogik.
• Integration in bestehende Systemlandschaft: Frühzeitige Prüfung von Integrationsaufwänden und Kompatibilität als hochpriorisiertes Auswahlkriterium.

Ergebnisse & Mehrwerte

• Vollständiger Anforderungskatalog mit systemischen und funktionalen Kriterien sowie klarer Gewichtung
• Transparente und nachvollziehbare Bewertung potenzieller Plattformen (SAP Analytics Cloud, SAP Datasphere, interne Data & Analytics Plattform auf AWS-Basis, Power BI)
• Strukturierte Long-List und Short-List mit objektiver Scoring-Methodik
• Auswahl von zwei finalen Kandidaten für die PoC-Durchführung auf Basis fundierter Entscheidungskriterien
• Sicherstellung der Handlungsfähigkeit des Fachbereichs durch frühzeitige Einbindung und transparenten Prozess
• Solide Entscheidungsgrundlage für die strategische Weiterentwicklung der Reportinglandschaft

Mit einem strukturierten Auswahlverfahren als Fundament und NEOMATIC als Umsetzungspartner konnte die DEVK eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Ablösung ihrer Reportingplattform schaffen – skalierbar, nachvollziehbar und fit für die Zukunft.